Anonim

Więc jesteś gotowy, aby wskoczyć i zaplanować nieporozumienie z edcamp? Może się to wydawać przytłaczającym zadaniem, ale jak powiedziałem ME Steel-Pierce, jednemu z organizatorów edcampa Cincy, „Jeśli go zbudujesz, przyjdą”.

Zabezpieczanie miejsca

Pierwszą rzeczą, którą musisz zdecydować, jest to, kto jest twoją grupą docelową. Może to być po prostu oparte na geografii lub możesz zawęzić koncentrację, tak jak zrobił to ntcamp (nowy obóz dla nauczycieli). Po podjęciu tej decyzji następnym krokiem jest rozpoczęcie poszukiwania miejsca. Organizatorzy edcamp Philly nie zapewnili miejsca od razu. Założyliśmy stronę internetową, zebraliśmy pomysły dla sponsorów i zaczęliśmy rozpowszechniać informacje o tym, co planowaliśmy, zanim zorganizowaliśmy miejsce. Powodem, dla którego miejsce jest ważne, jest to, że nie można naprawdę reklamować wydarzenia bez lokalizacji. Ludzie nie mogą RSVP wziąć udziału w czymś nowym i ekscytującym, jeśli nie wiedzą, dokąd pójdą.

Mieliśmy szczęście, że Drexel sponsorował nas miejscem, chociaż musieliśmy zapłacić za wyżywienie i ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Wyżywienie (kawa i pączki) nie było konieczne, ale chcieliśmy, aby ludzie czuli się komfortowo o tak wczesnej porze w sobotni poranek. Inne edcamps odbywały się w budynkach szkolnych, co opóźnia koszty wynajmu powierzchni. Wiele szkół ma również bezprzewodowy dostęp do Internetu, co jest koniecznym warunkiem udanej niezgody.

Miejsce obowiązkowe

Przygotowując propozycję Drexel, musieliśmy wymyślić listę niezbędnych rzeczy na to wydarzenie. Użyliśmy Dokumentu Google, aby skasować propozycję. Niektóre z naszych niezbędnych rzeczy to:

    • Przestrzeń konferencyjna dla około 300 osób
      • 15 pokoi typu breakout, które mogłyby pomieścić 20-25 osób
        • Tabele rejestracyjne (4-5)
          • Ogólna sala prezentacji w stylu teatralnym, która pomieści 300 osób
            • Otwarta przestrzeń w stylu kawiarni do swobodnych lub przełomowych rozmów
              • Bezpłatny bezprzewodowy dostęp dla wszystkich uczestników konferencji
                • Twoje niezbędne rzeczy zależą od odbiorców. Ograniczyliśmy naszą frekwencję do 300 osób. Ponieważ organizatorzy BarCamp Philly powiedzieli nam, że mają 20% wskaźnik zużycia, doszliśmy do wniosku, że jeśli planujemy na 300, otrzymamy co najmniej 200. W rzeczywistości uczestniczyło w niej około 180 osób, a my skończyliśmy zmniejszenie liczby pokoi o połowę.

                  Zrobić rozeznanie

                  Trochę więcej niż w połowie procesu planowania kilku użytkowników wzięło udział w BarCamp Harrisburg. Chcieliśmy przeprowadzić więcej badań i odświeżyć nasze wspomnienia z BarCamp. Gorąco polecam, jeśli możesz, poszukaj BarCamp i przyjrzyj się, jak mija dzień. Wiele się nauczyliśmy z tego doświadczenia, które moglibyśmy zastosować do naszego własnego wydarzenia, i dowiedzieliśmy się, że oprócz podstawowego formatu i „zasad” nie ma dwóch identycznych BarCampów.

                  Możesz również skontaktować się z członkami zespołu edcamp Philly lub innymi edcamps z pytaniami i wątpliwościami. Organizatorzy BarCamp Philly byli niewiarygodnie wspierający i pomocni na etapie planowania.

                  Wydobywając słowo

                  Pracując nad zabezpieczeniem miejsca, stworzyliśmy również komunikat prasowy, który udostępniliśmy każdemu, kogo znaliśmy, kto pracował w mediach. Założyliśmy konto na Twitterze i każdy z nas blogował o edcampie na własnych blogach, aby rozpowszechniać informacje. Skontaktowaliśmy się również z ludźmi z NJEA (New Jersey Education Association) oraz w naszych szkołach i okręgach, aby wzbudzić zainteresowanie.

                  Praca zespołowa jest kluczem

                  Jednym z kluczy do sukcesu edcamp Philly był zespół 11 pełnych pasji współpracowników, którzy wzięli na siebie odpowiedzialność. Często, gdy napotykano przeszkodę lub ważne zadanie, ktoś wskakiwał i proponował wzięcie wodze.

                  Aby zachować porządek, utworzyliśmy Grupę dyskusyjną Google, za pośrednictwem której udostępnialiśmy linki, zadawaliśmy pytania i opracowywaliśmy pomysły. Nadal korzystamy z Google Group, aby pozostać w kontakcie, a kiedy zaczynamy planować edcamp Philly 2011, okazało się, że jest to wspaniałe narzędzie.

                  Następne kroki

                  Więc twój zespół jest zebrany, pracujesz nad zabezpieczeniem miejsca, wysyłasz komunikaty prasowe i rozpowszechniasz informacje. Czas zastanowić się, czy będziesz potrzebować sponsorów.

                  Dalej: Zdobądź środki!